المشتريات

يسير الشراء في أربع خطوات، ولك أن تبدأ من أيٍّ منها:

أمر الشراء بما تريد ← استلام ما يصل ← تسجيل فاتورة المورد ← سدادها.

والاستلام وحده هو ما يحرّك البضاعة. فأمر الشراء وعد، والفاتورة مطالبة بالمال، والسداد خروجٌ للمال. وللعيادة التي لا تكتب أوامر شراء أن تنتقل إلى الاستلام مباشرة.

تجده تحت المالية ← المشتريات.

أين تجده

اضغط على أي عنوان ليفتح الشاشة في عيادتك. تسألك أول ضغطة عن عيادتك ثم تتذكّرها. والعناوين التي تتضمن {id} تحتاج إلى سجل بعينه، لذا تُعرض دون رابط.

الشاشة	العنوان
أوامر الشراء	/inventory/purchase-orders
أمر شراء جديد	/inventory/purchase-orders/create
إذون الاستلام	/inventory/goods-receipts
استلام بضاعة	/inventory/goods-receipts/create
مرتجعات المشتريات	/inventory/purchase-returns
فواتير الموردين	/inventory/purchase-invoices
مدفوعات الموردين	/inventory/supplier-payments
المستحقات القائمة	/inventory/reports/payables
سجل مشتريات صنف	/inventory/items/{id}/purchases

---

طلب البضاعة

أوامر الشراء ← أمر شراء جديد. اختر المورد، والفرع الذي يخصه الأمر، ثم البنود: الصنف والكمية والسعر الذي تتوقع دفعه. أما المخزن الذي ستدخله البضاعة فيُحدَّد عند وصولها لا هنا، لأن الأمر طلب، والشحنة الواحدة قد تُوزَّع على أكثر من مخزن.

والسعر لوحدة التخزين الأساسية للصنف مهما كانت الوحدة التي تُدخل بها الكمية: عشر كراتين في كل كرتونة اثنتا عشرة وحدة بسعر ٥ للوحدة تساوي ٦٠٠ لا ٥٠. ويظهر إجمالي الأمر أثناء الكتابة، محسوباً عليه الخصم على مستوى الأمر والمصاريف.

ويمر أمر الشراء بالحالات مسودة ← مُرسَل ← مستلَم جزئياً ← مستلَم، ويمكن إلغاؤه ما دام لم يصل شيء بعد.

• المسودة لك أن تعدّلها كما تشاء.
• مُرسَل يعني أنه ذهب إلى المورد: فلا تعود بنوده قابلة للتعديل، لأن نسخة منها صارت في يد غيرك.
• مستلَم جزئياً ومستلَم يضبطهما الاستلام نفسه، ولا تُختاران يدوياً.
• إلغاء أمر استُلم بعضه يُبقي ما وصل ويغلق الباقي، ويسجّل من ألغاه ومتى.

الاستلام

إذون الاستلام ← استلام بضاعة، أو افتح أمر الشراء واستلم عليه — فتُملأ لك بيانات المورد والمخزن والبنود، ولا يمكن حينئذٍ تغيير المورد.

ولك أن تستلم أقل مما طُلب، وعلى دفعات، ويخبرك أمر الشراء بما بقي.

ويظل إذن الاستلام مسودة حتى تعتمده. والاعتماد هو ما:

• يُدخل البضاعة إلى المخزن،
• ويعيد حساب متوسط تكلفة الصنف،
• ويرفع ما عليك للمورد.

ولا يمكن تعديل إذن استلام معتمد ولا حذفه. فإن عادت البضاعة فسجّل مرتجعاً، وإن أُخطئت الكمية فسجّل تسوية على الصنف. فما حرّك البضاعة لا يُمحى في صمت أبداً.

مصاريف التوصيل

في إذن الاستلام حقل مصاريف إضافية — شحن أو جمارك أو ما دُفع لإيصال البضاعة. ويُوزَّع على البنود بنسبة قيمتها، فيحمل البند الغالي منه أكثر مما يحمل الرخيص، ويعود مجموع الأنصبة دائماً إلى الرقم الذي كتبته.

ولهذا يظهر لكل شراء رقمان:

العمود	ما هو
سعر الوحدة	ما طلبه المورد
التكلفة الواصلة	ما كلّفك الصنف فعلاً، شاملاً المصاريف

والتكلفة الواصلة هي ما يُقوَّم به الصنف على الرف. فالمورد الذي يعرض سعراً أقل ويتقاضى أجرة توصيل لا يظهر إلا في العمود الثاني.

TIP

العيّنة المجانية تخفض متوسط تكلفتك، وهذا صحيح: فقد صرت تحمل وحدات أكثر بالمال نفسه.

إرجاع البضاعة

مرتجعات المشتريات تعرضها، وتُنشئ المرتجع من إذن الاستلام الذي ينقضه، فهناك الكميات والتكاليف.

ولا يمكنك إرجاع أكثر مما وصل، مهما تكرر الحفظ. وتخرج البضاعة بما كانت مقوَّمة به، وهو المبلغ المطلوب من المورد أن يخصمه.

فاتورة المورد

فواتير الموردين. الفاتورة مطالبة المورد بالمال، وتُربط بإذون الاستلام التي تغطيها — وقد تغطي الفاتورة الواحدة عدة توريدات.

ولا تحرّك الفاتورة بضاعة؛ وإنما تحوّل «وصلت البضاعة» إلى «هذا المبلغ مستحق في هذا التاريخ»، وفق مهلة السداد المدوّنة في سجل المورد.

السداد

مدفوعات الموردين. سجّل المبلغ وطريقة الدفع والفواتير التي يسددها. وما لا تخصّصه لفاتورة يبقى في حساب المورد رصيداً غير موزَّع.

والسداد بأكثر مما عليك يجعل المورد دائناً لك، ويقول الرصيد ذلك بدل أن يتظاهر بأنه صفر.

ما عليك من مستحقات

المستحقات القائمة تعرض سطراً لكل مورد، موزَّعاً بحسب عمر الدين:

الفئة	المقصود
جارٍ	لم يحل موعده بعد
٣٠ / ٦٠ / ٩٠+	أيام بعد الاستحقاق

وتتطابق المجاميع مع كشف حساب كل مورد، لأن كليهما يُقرأ من المستندات نفسها.

ما كلّفه الصنف

افتح حركات المخزون لصنف، ثم اضغط سجل المشتريات. يعرض كل إذن استلام معتمد لذلك الصنف — الأحدث أولاً — بتاريخه ومورّده وكميته وسعر وحدته وتكلفته الواصلة.

ولا تُعرض المسودات، فالسعر الذي لم يوافق عليه أحد ليس سعراً اشتريت به.

من يراه

المشتريات بيانات تكلفة بطبيعتها — فرصيد المورد هو ما عليك، وإذن الاستلام هو ما دفعته — ولذلك تحتاج كل شاشة مشتريات إلى صلاحية عرض التكاليف إلى جانب صلاحيتها الخاصة. ولا توجد نسخة نصف مفتوحة من هذه الشاشات.

الصلاحية	تتيح لصاحبها
عرض أوامر الشراء	قراءة الأوامر وسجل مشتريات الصنف
إنشاء أوامر الشراء وتعديلها	كتابة أمر وإرساله وإلغاؤه
استلام البضاعة وإرجاعها	اعتماد إذن استلام وإنشاء مرتجع — وهما ما يحرّك البضاعة
تسجيل فواتير الموردين	إدخال ما يطلبه المورد وإلغاؤه
تسجيل مدفوعات الموردين	سداد مورد وقراءة المستحقات القائمة
عرض الموردين	فتح قائمة الموردين وكشوف الحساب

والدور الذي يحمل صلاحية مشتريات دون عرض التكاليف يُمنع عند الباب بدل أن تُعرض له شاشة فارغة. فامنح الصلاحيتين معاً في شاشة الأدوار.

حدوده

• لا يخلو مستند شراء من مورد، يُختار من سجلات مورديك ولا يُكتب نصاً حراً. والموردون غير النشطين لا يُعرضون.
• إذن الاستلام المنشأ على أمر شراء يأخذ مورد الأمر، ولا يمكن توجيهه إلى مورد آخر.
• يُرفض تعديل أو حذف كل ما حرّك بضاعة أو مالاً. والطريق إلى الخلف مرتجع أو عكس قيد أو إشعار خصم، ويبقى كلا الطرفين ظاهراً.
• تُثبَّت أرقام التكلفة عند اعتماد إذن الاستلام ولا يُعاد حسابها، فلا يعيد تغيير سعر لاحق كتابة تقويم الشهر الماضي.

اطّلع أيضاً

• الموردون — الشركات التي تشتري منها وما تدين به لها
• الأصناف المخزنية — الوحدة والعبوات وأرقام التكلفة
• حركات المخزون — كل ما تحرّك ولماذا
• اليومية وشجرة الحسابات — أين تستقر قيود الشراء