الجرد والهالك

شاشتان لسؤال واحد: ما الموجود فعلاً على الرف، وأين ذهب الباقي؟

• الجرد يعدّ ما على الرف ويثبت الفرق.
• إذن الهالك يسجّل ما تلف أو انتهت صلاحيته أو أُهدر، ولا يحرّك شيئاً حتى يعتمده أحد.

تجدهما تحت المالية ← المنتجات والخدمات.

أين تجده

اضغط على أي عنوان ليفتح الشاشة في عيادتك. تسألك أول ضغطة عن عيادتك ثم تتذكّرها. والعناوين التي تتضمن {id} تحتاج إلى سجل بعينه، لذا تُعرض دون رابط.

الشاشة	العنوان
عمليات الجرد	/inventory/stocktakes
جرد جديد	/inventory/stocktakes/create
كشف الجرد	/inventory/stocktakes/{id}
أذون الهالك	/inventory/waste
إذن هالك جديد	/inventory/waste/create
تقرير الهالك والعجز	/inventory/reports/losses

---

جرد الرف

عمليات الجرد ← جرد جديد. شاشة الجرد الجديد ترويسة المستند لا غير: المخزن، والرقم (يُملأ لك، ويمكن تعديله إن كان لعيادتك ترقيمها الخاص)، والتاريخ والوقت، وملاحظة. اضغط إجراء الجرد فيُفتح الكشف.

والكشف الواحد يجرد مخزناً واحداً. فالفرق الذي لا يستطيع أن يقول من أي مخزن جاء لا يمكن تفسيره ولا نقله.

يُفتح الكشف فارغاً، وتضيف إليه الأصناف أثناء عدّها. وأمامك أربع طرق في شريط الأدوات فوق الجدول:

الزر	ما يفعله
إضافة بند	صنف واحد في كل مرة: تختاره، وتحدد وحدته، وتكتب الكمية الفعلية. ويظل مربع الحوار مفتوحاً للصنف التالي
استيراد	يقرأ ملف CSV مملوءاً إلى الكشف. والصنف الذي يسميه الملف ولا يوجد في الكشف يُضاف ولا يُرفض
تصدير	الكشف ملف CSV بالترتيب نفسه الذي يتوقعه الاستيراد
إضافة كل أصناف المخزن	كل صنف يحمله هذا المخزن الآن
إضافة كل الأصناف	كل صنف مخزني في الكتالوج، سواء أحمله هذا المخزن أم لا

وإضافة الصنف نفسه مرتين لا تمحو ما كتبته أمامه.

وفوق الجدول: خانة بحث (بالاسم أو الرمز أو الباركود)، ومرشِّح بين الكل / ما جُرد / ما لم يُجرد / ما به فرق، وعدد السطور المعروضة (٢٥ أو ٥٠ أو ١٠٠). والكشف الطويل مقسَّم إلى صفحات: تحمّل الشاشة صفحة واحدة لا أربعمائة سطر، فتُفتح على لوح في غرفة المخزن. ويُحفظ ما كتبته قبل تغيير الصفحة، فلا يضيع عدّ في التنقل. وإذا مسحت باركود صنف ليس في الصفحة، بُحث عنه في الكشف كله.

ويعرض كل سطر الوحدة، والكمية الفعلية، وما يقوله النظام، والعجز أو الزيادة أثناء الكتابة. اكتب الكمية بما في يدك — جرامات أو برطماناً أو كرتونة — ويتولى النظام التحويل. ويرفع زر إزالة السطر من الكشف.

تحديث الكمية الدفترية

الكمية الدفترية في الكشف هي ما كان صحيحاً وقت إضافة السطر، والعيادة تعمل بينما تعدّ أنت. وزر تحديث الكمية الدفترية يعيد قراءتها من أحدث البيانات، ويطلب تأكيدك أولاً لأنه يستبدل الأرقام التي تقارن بها. وفيه خياران:

الخيار	ما يُعاد قراءته
تحديث كل الأصناف	كل سطور الكشف
تحديث ما لم يُجرد فقط	السطور التي لم تُجرد بعد، أما السطر الذي أجبت عنه فيبقى على الرقم الذي قارنته به

وهو يغير ما تقرؤه لا ما سيُكتب: فالاعتماد يحسب الفرق دائماً في مقابل الرصيد لحظة الاعتماد.

TIP

اطبع الكشف وعُدّ على الورق أولاً. فعمود «الكمية الفعلية» يُطبع فارغاً عن قصد: العمود المملوء سلفاً عمود يُعلَّم عليه بدل أن يُعدّ.

السطر الفارغ ليس صفراً

هذه الفقرة تستحق قراءتين.

ما تفعله	ما يحدث
تكتب ٠	لقد عددت، ولا يوجد شيء. فيُخفَّض الصنف إلى صفر
تتركه فارغاً	لم تجرده. ولا يحدث للصنف شيء على الإطلاق

فكشف من ٢٠٠ صنف عددت منه ١٨٠ يسوّي ١٨٠ ويترك ٢٠ كما هي. ويخبرك الكشف بعدد ما لم يُجرد.

الجرد والعيادة تعمل

لست مضطراً إلى إيقاف علاج المرضى كي تجرد.

يحتفظ الكشف بما قالته الدفاتر لحظة فتحه، ويحسب الفرق مقابل ما تقوله لحظة الاعتماد. فإن استهلكت زيارة ٢٠ جراماً أثناء عدّك، فلن تُلغى تلك الزيارة — ويُعلَّم السطر بـتحرّك أثناء الجرد مع عرض الرقمين جنباً إلى جنب.

الجرد الأعمى

شغّل الجرد الأعمى فلا تُعرض على القائم بالجرد الكمية الدفترية، وإنما تظهر عند المراجعة بعد إدخال ما عُدّ.

وهي ليست مخفيةً في الصفحة، بل لا تُرسل إلى المتصفح أصلاً.

الاعتماد

يلزم سبب لكل سطر به فرق قبل اعتماد الكشف. وإن نقص سبب واحد، رُفض الكشف كله بدل أن يُثبت نصفه.

والاعتماد:

• يكتب تسوية واحدة لكل صنف مختلف، مرتبطة بالكشف ومسمّية من جرد،
• يقوّم كل فرق بـمتوسط تكلفة الصنف في تلك اللحظة،
• لا يكتب شيئاً للأصناف المطابقة ولا للأصناف المتروكة فارغة،
• ويجمّد الكشف. فالجرد المعتمد لا يُعدَّل؛ أجرِ جرداً جديداً أو تسوية مصححة.

والزيادة ترفع الكمية ولا تمس متوسط التكلفة. فالجرد يقول كم الموجود، ولا يعيد تسعير ما هو موجود.

إثبات الهالك

أذون الهالك ← إذن هالك جديد. الصنف والكمية والمخزن الذي كان فيه والسبب (تالف، منتهي الصلاحية، مهدر، ملوّث، أخرى) والتاريخ والمسؤول، وصورة إن وُجدت.

والحفظ لا يحرّك شيئاً. فالرصيد كما هو، ويبقى الإذن مُقدَّماً حتى يقرر من يملك صلاحية الاعتماد:

القرار	ما يحدث
اعتماد	تخرج البضاعة بمتوسط تكلفتها، مختومةً بالإذن وباسم من اعتمده
رفض	لا يتحرك شيء أبداً. ويبقى التعليق على الإذن، ولا يمكن اعتماده بعد ذلك

والإذن المرفوض لا يُعاد تقديمه في مكانه — اكتب إذناً جديداً، ليبقى الرفض وسببه مقروءين.

ما خسرته

الهالك والعجز يعرض الفترة مقسّمةً قسمين:

• الهالك — ما وافقت على التخلص منه،
• العجز والزيادة — ما وجده الجرد ناقصاً أو زائداً.

ولا يُجمعان قط. فأحدهما مشكلة تعرفها، والآخر مشكلة اكتشفتها.

وكلٌّ منهما موزَّع على التصنيفات، فتُقرأ «بوفيه» و«نظافة» تصنيفين عاديين دون وحدة منفصلة ولا شاشة منفصلة. وكل رقم هو التكلفة المثبتة على الحركة حين خرجت البضاعة، وهي ما قيل للدفاتر — فيتطابق التقرير مع اليومية دائماً.

والصنف الذي لم يُشترَ قط لا تكلفة له، فيُعرض الفرق عليه كمّيةً ويُعلَّم بـبلا تكلفة بدل أن يُقوَّم صفراً في صمت.

وتحت الجدولين يُعاد سرد الهالك المعتمد حسب الشخص الذي حمّلته المذكرة المسؤولية، بصنف كل مذكرة وسببها وكميتها وتكلفتها، الأحدث أولاً، ويفتح كل سطر المذكرة التي جاء منها. أما الهالك في مذكرة لم تُسمِّ أحداً فيُدرج تحت دون تحديد مسؤول، لأن الهالك غير المنسوب إلى أحد هو بالضبط ما ينبغي أن تراه، فلا يُحذف من الجدول أبداً. وتسمية المسؤول في المذكرة اختيارية، والتقرير يعرض ما تحمله المذكرات لا أكثر.

أين تستقر في الدفاتر

الحدث	مدين	دائن
الهالك	مصروف الهالك (٥٣٢٠)	المخزون الطبي (١٢٠٠)
العجز	عجز وزيادة المخزون (٥٣٣٠)	المخزون الطبي (١٢٠٠)
الزيادة	المخزون الطبي (١٢٠٠)	عجز وزيادة المخزون (٥٣٣٠)

من يراه

الصلاحية	تتيح لصاحبها
إجراء الجرد	فتح كشف وإدخال الكميات وطباعته
اعتماد الجرد	قبول الفرق وإثبات التسويات
تسجيل الهالك	كتابة إذن وتقديمه
اعتماد الهالك أو رفضه	البتّ في إذن

WARNING

لا تمنح شخصاً واحداً «تسجيل الهالك» و«اعتماد الهالك» معاً. فذلك شخص يعتمد إهلاكه بنفسه، وهي رقابة لا وجود لها. والأمر نفسه في الجرد والاعتماد: دع أحدهم يعدّ وآخر يقبل الفرق.

أما القيم — قيمة الفرق وتكلفة الهالك وتقرير الخسائر كله — فتحتاج كذلك إلى عرض التكاليف. والكميات لا تحتاجها.

حدوده

• يغطي الكشف مخزناً واحداً. والعيادة ذات المخزنين تجري كشفين.
• يجوز فتح كشفين على مخزن واحد في وقت واحد، ولا ينبّهك الثاني إلى الأصناف المفتوحة في الأول.
• الكشف المعتمد نهائي في كل اتجاه: لا تعديل ولا حذف ولا إعادة اعتماد.
• ما يُهلَك والمخزون موقوف لا يُسجَّل أصلاً. فأجرِ جرداً قبل أن تثق بالأرصدة مجدداً.

اطّلع أيضاً

• الأصناف المخزنية — الوحدة والعبوات والتصنيف وحد إعادة الطلب
• حركات المخزون — كل ما تحرّك ولماذا
• المشتريات — من أين جاءت البضاعة وبكم
• اليومية وشجرة الحسابات — أين تستقر هذه القيود